Rekrytointi ei ole helppoa työtä. Siinä tulee ottaa huomioon kahden vastakkaisen toimijan intressit (rekrytoiva esihenkilö/yritys ja työnhakija) ja toimia näiden intressien ristipaineessa. Rekrytointipäätökset ovat yrityksille tärkeitä, sillä ne vaikuttavat suoraan yrityksen tulevaisuuteen. Tässä päätöksenteossa pitäisi pysyä mahdollisimman objektiivisena ja ottaa huomioon laajasti eri seikkoja sekä yrityksen liiketoiminnassa, yrityksen tulevaisuuden näkymissä, tiimin dynamiikassa, hakijan osaamisessa, potentiaalissa sekä kyvyissä.
Olisi hienoa sanoa, että onnistuu aina tekemään vain ja ainoastaan hyviä rekrytointipäätöksiä ja rekrytoimaan hyviä osaajia yrityksiin. Henkilön onnistumista ei kuitenkaan pysty millään ennustamaan täysin rekrytointiprosessin aikana saatujen tietojen pohjalta, joten hutejakin tulee joskus tehtyä.
Myös minä olen epäonnistunut rekrytoinneissani ja tehnyt joitakin virheitä eri vaiheissa prosessia. Olenkin listannut tähän pahimpia mokiani rekrytoijana ja asioita, joihin tulee edelleen päivittäin kiinnittää huomiota, vaikka niiden luulisi olevan selkäytimeeni kaiverrettuna.
1.Ennakko-odotuksille tai ennakkoluuloille antautuminen
Rekrytoijana pitäisi pystyä työskentelemään mahdollisimman tasapuolisesti ehdokkaita kohtaan, arvioimaan heitä objektiivisesti ja perustaa päätökset ennalta määrättyihin kriteereihin. Rekrytoija on kuitenkin ihminen ja välillä ennakkokäsitykset ottavat vallan. Tähän voi vaikuttaa aiemmat rekrytointiprosessit, yhteiskunnan luomat stereotypiat, henkilökemia, omat ihmissuhteet ja elämäntapahtumat.
Saatan ajatella rikkonaisen työhistorian, CV:n kuvan ja runsaasti kirjoitusvirheitä sisältävän hakemuksen pohjalta hakijan olevan tietynlainen. Minulla saattaa olla stereotypia siitä, että HR-asiantuntija on tällainen tai kirjanpitäjä tällainen. Tämä ei kuitenkaan ole totuus, vaan joudun muistuttamaan itseäni päivittäin unohtamaan nämä ennakkoluulot ja perustamaan ajatukseni faktoihin. Jos en tee näin, hakijapotentiaali kaventuu ja en anna oikeasti hyville ehdokkaille heidän ansaitsemiaan mahdollisuuksia.
2.Puutteellinen viestintä
Yksi rekrytoinnin pahimpia ja yleisimpiä syntejä on puutteellinen viestintä. Hakemuksen vastaanottamisen jälkeen yrityksestä ei kuule, hakuprosessi venyy eikä tästä saa mitään väliaikatietoja, valinnasta ei ilmoiteta tai se ilmoitetaan puutteellisesti. Yleisesti ottaen koen, että omalla kohdallani hakijaviestintä on melko hyvällä tasolla, mutta näihinkin ”aloittelijan” virheisiin olen sortunut ja parannettavaa on aina.
Valitettavasti aika ei aina mahdollista kovin kattavaa tai henkilökohtaista viestintää prosessin eri vaiheissa. Omalla kohdallani kalenterointi on auttanut muistamaan säännöllisen viestinnän prosessissa etenevien kanssa. Parannettavaa olisi ehdottomasti siinä, että myös ne, jotka eivät etene saisivat paremmin väliaikatietoja ja että valinnan kriteereistä viestittäisiin paremmin läpi prosessin.
3.Riittämättömät kohtaamiset
Minun kohdallani tämä näkyy siinä, että en ole läsnä, kun hakijat soittavat ja saatan pahimmillaan tehdä samalla jotain muuta. Aina ei tule ajateltua sitä, että nämä puhelut ovat hakijoille tärkeitä hetkiä, jolloin tuoda esille omaa itseään ja kysyä tarkennuksia tehtävästä. Hetkellisesti oma aika tuntuu ehkä tärkeämmältä ja olen muka niin kiireinen, että aikaa tähän tärkeään asiaan ei ole. Erittäin huono tapa.
Samaten haastatteluissa saatan jäädä unelmoimaan, mitä teen ruuaksi työpäivän jälkeen tai kiireisen työpäivän jälkeen mietin jo, miten kirjoitan tästä nopeasti esittelyn asiakkaalle, kun työpöydällä odottaa sata muuta asiaa. En siis keskity siihen aitoon vuorovaikutushetkeen ja siihen, mitä hakijalla on sanottavana, vaan menen oman ennakkokaavani mukaan ajatuksella nopeasti pois alta.
Usein käy myös niin, että ikuisen tekosyyn kiireen vuoksi en ole kuin nopeasti vilkaissut hakijan CV:n ja siksi minulla on puutteelliset tiedot. Minulla on kyllä olemassa lyhyet muistiinpanot hakijaan liittyen, mutta tarkempi paneutuminen mahdollistaisi paremmat tarkentavat kysymykset, jotka usein hetken huumassa eivät ihan yhtä luontevasti tule mieleen. Mielestäni huono valmistautuminen estää minua toteuttamasta työtäni, mutta myös samalla viestii, että en ole riittävästi kunnioittanut hakijan aikaa ja panostusta. En pidä tästä muiden toiminnassa enkä varsinkaan omassa toiminnassani. Tämä on kehityskohde, jonka tunnistan ja johon käytän nykyään jo enemmän aikaa.
4.Kiire – kaikkien tekosyiden kuningas
Kiire on syypäänä melkein kaikkiin tämän listauksen kohtiin. Tai oletettu kiire. Itse saan itselleni aiheutettua tarpeetonta kiirettä sillä, että kalenteroin aikatauluni aivan liian täyteen. Rakastan kalenterin täyttämistä ja aikataulujen suunnittelua etukäteen, mutta vasta liian myöhään muistan, että tämä aiheuttaa vain turhaa stressiä ja kiirettä, joka on pois työn laadusta.
Kiireen keskellä suurin osa ihmisistä on ainakin omien sanojensa mukaan parhaimmillaan ja tehokkaampia. Varmasti näin on, kun kyse on pienestä kiireestä ja aikapaineesta. Omassa työssäni kiire on yleensä enemmän tulipalojen sammuttelua, jolloin paineet ovat myös kovia. Siksi olenkin eri mieltä siitä, että kiireessä kukaan olisi parhaimmillaan.
Kiireessä asiat saadaan tehtyä nopeammin, mutta tämä tarkoittaa usein laadun kärsimistä. Jos buukkaan kalenteriin viisi haastattelua eri hakuihin, seurauksena on se, etten jaksa antaa jokaiselle hakijalle täyttä panosta haastattelussa, en ehdi tutustua hakijoihin enkä haettuihin tehtäviin tarpeeksi, en ehdi kirjoittaa tarpeeksi laadukkaita esittelytekstejä asiakkaille enkä todellakaan ole varannut aikaa mahdollisiin yllättäviin tilanteisiin, joita tulee aina.
Minulle on jäänyt mieleen tilanne, jossa hoidin kahden ihmisen töitä ja haastattelin 25 henkilöä viikossa eli 5 henkilöä päivässä tahdilla, enkä ehtinyt juuri edes lounasta syömään. Haastattelut olivat melkoista suorittamista ja esittelyt asiakkaille nopeaa roiskimista. Tältä ajalta onkin eräs palaute, jossa hakija oli pahoittanut mielensä, kun haastattelussa hän ei saanut kertoa itselle merkityksellisistä asioista, kun minulla tuntui olevan niin kiire. Nykyään minulla on sääntönä maksimissaan 2 haastattelua per päivä ihan vain sen hakijakokemuksen ja oman mielenterveyden vuoksi.
5.Tunteiden valtaan ajautuminen
Palautteen vastaanottaminen on minulle haastavaa, oli kyseessä sitten positiivinen tai negatiivinen palaute. Tuon edellä mainitun tilanteen kohdalla lähes itkin, kun tunsin epäonnistuneeni rekrytoijana ja ihmisenä. Oman työn kehittymisen kannalta olisi äärimmäisen tärkeää, että voisin asettua tämän kuplan ulkopuolelle ja tarkastella palautetta työhön kohdistuvana. Miten voisin tämän pohjalta kehittyä? Esimerkiksi väljemmällä kalenteroinnilla ja keskittymällä kuuntelemaan hakijoita.
Rekrytoijan työssä pitäisi pystyä erottamaan tunteet työstä. Muistan elävästi tilanteen urani alkuvaiheelta, kun haastattelin erästä ehdokasta ja meidän vuorovaikutustyylimme eivät sopineet yhtään yhteen. Minua ärsytti hänen tapansa puhua ja en välttämättä olisi sen kohtaamisen perusteella halunnut hänen kanssaan työskennellä. Henkilö oli kuitenkin rautainen ammattilainen ja minun piti pohtia, johtuiko negatiivinen vaikutelma vain minun tunteistani vai oliko taustalla jotain muuta. Onneksi pääsin tämän yli ja esittelin ehdokkaan, sillä asiakas taas tykkäsi hänestä tosi paljon.
6.Huono selvitystyö tehtävän vaatimuksiin tai yritykseen liittyen
Rekrytoinnin onnistumisen kannalta on olennaista, että rekrytoija tuntee yrityksen ja haettavan roolin. On vaikeaa löytää juuri sopivaa henkilöä, jos ei osaa kertoa hakijoille, millaiseen työhön etsitään henkilöä, millaiseen organisaatioon hän työllistyisi ja miksi juuri kyseiseen tehtävään kannattaa hakea. Saati sitten arvioida hakeneiden ehdokkaiden potentiaalia tehtävään.
Asiakkaat ja rekrytoivat esihenkilöt eivät ole rekrytoinnin ammattilaisia ja siksi he eivät välttämättä aina tiedosta, mitä kaikkea tietoa me rekrytoijat tarvitsemme. Jälleen emme ole ajatuksenlukijoita, velhoja tai muuten vain ylivertaisia olentoja, jotka loihtivat täydellisen hakijan esiin ilman mitään tietoja. Siksi ainakin omalla kohdallani pitäisi käyttää enemmän aikaa siihen, että pyytäisi lisää tietoja ja perustelisi niiden tärkeyttä sekä tutustuisi yrityksen omiin kanaviin ja tehtävän sisältöön.
Kun sitten työpöydälle tulee haettavaksi teollisuuden työnjohtajan profiili tai laskentapäällikkö IFRS-osaamisella (liittyy kirjanpidon raportointiin), ensimmäisenä iskee aina pakokauhu. En ole asiantuntija näillä aloilla eikä toisaalta tarvitse ollakaan. Mikäli rooli ei kiinnosta tai siitä ei mitään ymmärrä, voi olla, että jaksaa vielä vähemmän tutustua aiheeseen, vaikka syytä olisikin. Lupaan parantaa jatkossa myös tässä.
7.Oman ammattitaidon piilottaminen
Tämä lienee pahin kaikista mokista, kun ei anna itselleen ansaitsemaansa tunnustusta ja uskalla tuoda esille, että minähän oikeasti olen asiantuntija rekrytoinnissa. Jos ei edes itse luota siihen, että osaa, miten kukaan muukaan voisi. Kerroin taannoin eräälle tutulleni kaikkea, mitä työhöni kuuluu ja koin ahaa elämyksen, että minähän osaan vaikka ja mitä eikä työni ole vain työhaastatteluja ja työhakemusten läpikäyntiä.
Missä tämä sitten näkyy ja miten se vaikuttaa? Rekrytoivia esihenkilöitä pitäisi painostaa vahvemmin rekrytoinnin eri vaiheissa ja haastaa heidän ajatuksiaan. Rekrytoiva esihenkilö on ”maksava asiakas”, jolle pitäisi tarjota asiantuntemusta. Pitäisi kertoa tarkemmin, mitä työpaikkailmoituksessa pitää olla. Pitäisi haastaa heidänkin ennakkokäsityksiään hakijoista ja myydä omasta mielestäni hyviä ehdokkaita vahvemmin. Ja ennen kaikkea pitäisi painostaa prosessin nopeampaan etenemiseen ja perustella omaa kantaa.
Kaikki tämä hyödyttää sekä yritystä löytämään parhaan mahdollisen ehdokkaan sekä myös parantaa hakijakokemusta, kun prosessi etenee jouhevasti ja asiantuntevasti. Rekrytointi on ennen kaikkea asiakaspalvelua, joten omassa työssäni tärkeintä on se, että molemmat osapuolet voivat olla tyytyväisiä. Aina se ei ole mahdollista, mutta tämän listan noudattamisen avulla pystyy lisäämään tyytyväisyyttä ja hyvää kokemusta. Aionkin myös jatkossa palata tämän listan äärelle muistuttamaan itseäni, mikä työssä on tärkeää ja missä voi vielä parantaa.
-by Erica
By Erica 