Perehdytys – Rekrytoinnin lupausten lunastamista

Rekrytointia voidaan pitää eräänlaisena käyntikorttina yritykseen ja sen tapoihin tehdä töitä. Jos rekrytointiprosessi etenee systemaattisesti, aikataulussa ja sovittujen pelisääntöjen mukaisesti, voi olettaa, että tämä on yrityksen tapa hoitaa asioita. Rekrytointi siis ikään kuin asettaa lupauksia ja odotuksia tulevaa ajatellen. Useimmiten nämä odotukset ovat positiivisia, sillä entistä useammin henkilö saa itse valita minne menee töihin eikä valinta ole pakon edessä. Toki joskus positiivista on jo sekin, että saa laskut maksettua ja tekemistä päiviin.

Rekrytoinnista seuraava (tai rekrytoinnin viimeinen vaihe, miten sen haluaa ajatella) ja usein se kaikkein kriittisin vaihe on perehdytys, jossa nämä odotukset joko lunastetaan tai ollaan lunastamatta. Sen aikana henkilö otetaan mukaan työyhteisöön ja sen kulttuuriin sekä opastetaan hänelle tarpeellista tietoa yrityksestä, työtehtävistä sekä käytännöistä.

Oman kokemukseni mukaan suurin osa perehdytyksistä on hoidettu puutteellisesti tai jopa ihan täysin vihkoon. Oletetaan ehkä, että kokenut osaaja ei tarvitse perehdytystä tai yrityksen resurssit ovat niin tiukilla, että kellään ei ole aikaa perehdyttää. Pahimmillaan voi olla jopa niin, että uutta osaajaa ei edes haluta perehdyttää, koska hänet koetaan uhkana.

MIKSI PEREHDYTYS?

Jos lähdetään liikkeelle siitä, että perehdytys on työnantajan lakisääteinen velvoite. Olit sitten vakituinen työntekijä, kesätyöntekijä tai lyhytaikainen sijainen, on sinulla oikeus saada kattava perehdytys työtehtäviin, työvälineisiin sekä turvalliseen työtapaan. Samalla tutustut myös kulttuuriin, työyhteisöön ja sen tapoihin. Velvoitteen taustalla on työturvallisuus, sillä perehdytettävän ja muiden työntekijöiden työturvallisuus voi olla uhattuna, jos hän ei tunne oikeita käytäntöjä.

Perehdytys vaikuttaa myös olennaisena osana siihen, millainen ensivaikutelma työntekijälle jää yrityksestä. Voi olla, että hänen positiiviset odotuksensa katoavat nopeasti ja hän alkaa nähdä työnantajansa negatiivisella tavalla. Tämä voi johtaa siihen, että henkilö vaihtaa työpaikkaa jo koeajalla tai on valmis vaihtamaan työpaikkaa myöhemmässä vaiheessa oikean paikan löydyttyä.

Lyhyesti siis perehdytys on tärkeä keino sitouttaa työntekijää yritykseen ja luoda positiivista mielikuvaa yrityksestä. On hyvä muistaa, että uusi työpaikka on henkilölle tärkeä asia ja hän varmasti kertoo kokemuksiaan myös muille. Onko mielekästä, että henkilö kertoo tuttavilleen, että tässä yrityksessä hommat eivät toimi eikä lupauksista pidetä kiinni?

Huonon perehdytyksen riskinä on myös se, että työntekijä ei pääse riittävän hyvin kiinni hänen työtehtäviinsä, mikä näkyy sitten ihan päivittäisessä suoriutumisessa. Voi tuntua, että panostaminen kokonaisvaltaiseen ja kattavaan perehdytykseen on ajallisesti ja rahallisesti iso investointi, mutta kuinka iso investointi on se, että henkilö tekee töitään puoliteholla ja käyttää runsaasti aikaa tiedon etsintään, joka olisi voitu opettaa jo aiemmin.

MITEN ONNISTUT?

Tärkein asia onnistuneen perehdytyksen kannalta on aikatauluttaminen ja suunnitelman tekeminen. Varaa riittävästi aikaa ja resursseja perehdytykseen ja huomioi tämä myös siinä, tarvitaanko joku muu paikkaamaan uutta henkilöä tai perehdyttäjää tämän tehtävissä ennen kuin henkilö on perehtynyt. Perehdytyssuunnitelma on hyvä olla olemassa, vaikkakaan sitä ei tarvitse orjallisesti noudattaa. Se toimii eräänlaisena ohjelinjana, joka ohjaa prosessia ja jonka avulla voi tarkastaa, mitä on vielä tekemättä. Näin yrityksessä on selkeä linja, jolla jokainen uusi työntekijä saadaan mukaan toimintaan ja periaatteessa perehdytyksen voi sitten tehdä monikin henkilö.

Usein rekrytoinnit tulevat vastaan hyvin nopealla aikataululla ja usein edeltäjä on saattanut jo lähteä firmasta eikä siis ole perehdyttämässä. Tätä voi yrittää taklata tekemällä ohjeistuksia ja tiedonsiirtoa jatkuvasti tai ainakin viimeistään siinä kohtaa, kun henkilö ilmoittaa lähtevänsä. Jos tähän hätään ei ehditty tehdä ohjeistusta, voidaan ottaa opiksi ja jatkoa ajatellen alkaa sellaista rakentaa.

Sitouta koko tiimi tai työyhteisö perehdytykseen, jotta yhdelle ihmiselle ei synny liian suurta kuormaa perehdytyksen osalta. Samalla tuleva henkilö tutustuu luonnollisesti muihin tiimiläisiin ja tiimiytyminen tai yhteisöllisyyden muodostuminen alkaa. Onkin tärkeää, että myös tälle tutustumiselle varataan aikaa ja niin, että osa voi olla hyvinkin vapaamuotoista työhön liittymätöntä.

PEREHDYTYS ETÄNÄ

Viime aikoina oman haasteensa perehdytykselle on tuonut se, että kaikki tai suurin osa tapahtuu etänä. Miten voin oppia uudet tehtäväni, kun joudun opiskelemaan paljon itse eikä kukaan ole koko ajan vieressä neuvomassa tai opastamassa? Miten pääsen kiinni porukkaan, kun istun yksin kotona enkä tapaa ketään kasvotusten?

On totta, että etänä perehdyttäessä vastuu uuden oppimisesta on entistä enemmän yksilöllä itsellään. Se vaatii sitä, että henkilö kysyy vieläkin matalammalla kynnyksellä ja käyttää aikaa siihen, että käy läpi materiaaleja itsekseen. Samalla kuitenkin hyvä suunnitelma korostuu entisestään. On tärkeää, että tekemisellä on runko ja keskeisimpien asioiden osalta on sovittu, kuka perehdyttää, miten perehdyttää ja milloin perehdytetään.

Tärkeää on myös se, että kalenteriin on sovittu hetkiä, jolloin henkilö pääsee tutustumaan muuhun tiimiin. Nämä voivat olla oppimishetkiä tai vaikkapa ihan vapaamuotoisia kahvi- ja lounashetkiä, jolloin voidaan tutustua toisiin ilman sen kummempaa agendaa. Hyvä on myös, jos on olemassa selkeät foorumit, joiden kautta kysymyksiä voi esittää sillä hetkellä, kun niitä tulee eli siten, että muu tiimi on tavoitettavissa (ei toki välttämättä koko aikaa).

Omalla kohdallani perehdytys on sujunut tähän mennessä erittäin hyvin. Tekemistä on suunniteltu ja kalenterissa on ollut hyvin tilaa myös itseopiskelulle ja tutustumiselle muihin tiimiläisiin. Olenpa osaa jo päässyt ihan livenäkin tapaamaan. Tulossa on varmasti myöhemmin vielä postaus, joka keskittyy enemmän omiin kokemuksiini perehdytyksen osalta. Tuntuisi ehkä turhalle vielä näin varhaisessa vaiheessa kirjoittaa mitään, kun prosessi on vasta aluillaan. Millaisia ajatuksia perehdyttäminen teissä herättää? Millaisia kokemuksia sinulla on perehdyytksestä?

-by Erica