Miksi rekrytoinnit venyvät?

Jokainen meistä on varmasti ollut mukana rekrytoinnissa, joka vain venyy ja venyy eikä mitään tunnu tapahtuvan. Tehtävä ja yritys kiinnostaa kovasti, mutta vastauksen saaminen kestää. Tässä kohtaa varmasti pään sisällä alkaa käydä jos minkälaisia epäilyksiä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu, olisinko voinut tehdä jotain toisin tai mitenhän minun nyt käy.

Useimmiten rekrytoinnin venymisen syyt ovat hyvin yksinkertaisia ja suhteellisen helposti korjattavia. Valitettavan usein pitkittynyt prosessi myös tarkoittaa, että et ole tehtävään ensisijainen ehdokas. Haluankin tässä blogitekstissä avata tarkemmin sitä, millaisia syitä venymisen takana on, jotta seuraavan pitkittyneen rekrytointiprosessin kohdalla voi ehkä hieman rennommin käsitellä mahdollista odotusta.

AIKATAULUHAASTEET

Yksi yleinen syy venyneen rekrytoinnin kohdalla on se, että rekrytointia ei ole aikataulutettu. Rekrytoivat esihenkilöt tekevät sitä oman työn ohessa ja pahimmillaan se aikatauluttuu iltoihin ja viikonloppuihin tai jopa niin, että rekrytehtäviä tehdään vain silloin tällöin. Onnistunut rekrytointi vaatii sitä, että sille on asetettu aikataulu, jonka mukaan edetään. Pienet muutokset ovat täysin ok, mutta viikkotolkulla viivästyminen on huonoa hakijakokemusta ja erittäin epäreilua niille hakijoille jotka roikkuvat tässä löysässä hirressä.

Kiireisten esihenkilöiden kohdalla erityisen haastavaa on se, jos he hoitavat koko rekrytointia itse. Rekrytointi vie aikaa, kun täytyy käydä läpi hakemuksia, olla yhteydessä hakijoihin prosessin eri vaiheissa ja haastatella heitä. Unohtamatta tilanteita, joissa täytyisi vielä kontaktoida hakijoita suorahaun kautta, kun sopivia hakijoita ei saada hakemuksella.

Eikä se helpompaa ole myöskään niillä, joilla on apunaan sisäinen rekrytointitiimi tai ulkoinen rekrytointikumppani. Haastattelut vievät aikansa, samoin kuin ehdokkaisiin liittyvä pohdinta siitä halutaanko heidän kanssaan edetä eteenpäin. Väittäisinkin, että 99% viivästykset aikataulussa eivät johdu rekrytoijista vaan rekrytoivista esihenkilöistä, joiden kalenteri on aivan liian täynnä kaikkea muuta.

Aikataulutus on keskeinen osa rekrytointiprosessia ja siksi on erinomaisen tärkeää, että ennen rekrytoinnin käynnistämistä istutaan alas ja luodaan noin viikkotasoinen suunnitelma siitä, milloin tapahtuu mitäkin. Tärkeää on laittaa tässä kohtaa myös omaan kalenteriin varauksia, jolloin esimerkiksi käy läpi niitä hakemuksia tai haastattelee ehdokkaita. Paras mahdollinen tilanne olisi tietenkin se, että aikataulu ilmoitettaisiin myös työpaikkahakemuksessa, jolloin hakijat tietävät, missä mennään, mikä vähentää yhteydenottoja hakijoiden suunnasta ja selkeyttää prosessia myös heidän suuntaansa.

HUONOSTI MÄÄRITETTY PROFIILI

Rekrytointiprosessin aikataulutuksen yhteydessä on hyvä määritellä myös, millaista henkilöä me oikeasti etsimme. Prosessin venymistä nimittäin aiheuttaa myös se, että on määritelty puutteellisesti tai jopa jätetty määrittelemättä, millainen profiili ja henkilö on haussa. Tietenkin kriteerit sopivalle henkilölle saattavat elää prosessin aikana, kun saadaan ehdokkaita mukaan, mutta ainakin isommat linjat tulisi olla kunnossa.

Epäselvät kriteerit näkyvät esimerkiksi siinä, että halutaan jatkuvasti lisää vertailua olemassa oleville ehdokkaille, mikä viivästyttää prosessia. Ei ole olennaista vertailla henkilöitä toisiinsa, vaan enemmänkin sovittuihin kriteereihin. Jos hakija täyttää kriteerit ja vaikuttaa hyvälle, on turha hakea varmistusta tapaamalla muita kandidaatteja tai etsimällä vielä parempaa ehdokasta.

Urani varrella on tullut useasti vastaan tilanteita, joissa rekrytoiva esihenkilö on ensimmäisenä tavannut käytännössä täydellisen ehdokkaan ja tämä on sitten luonut suuria odotuksia kandidaattien tasosta, jolloin ei ole uskallettu vain palkata häntä, vaan nälkä on kasvanut syödessä ja on haluttu nähdä, josko jossain olisi vielä parempaa. Joka kerta on myös käynyt niin, että kandi on ehtinyt työllistyä muualle ja prosessi on käynnistynyt uudestaan. Ja voitte varmasti arvata, että toinen kierros on viivästynyt vielä enemmän, kun kaikkia kandidaatteja on verrattu tähän täydelliseen ehdokkaaseen.

Voi myös olla, että prosessin alussa on määritelty jonkinlaiset kriteerit, mutta ei ole maltettu kunnolla miettiä, tarvitaanko tehtävään esimerkiksi juuri samanlaista henkilöä, joka on lähtenyt vai voisiko tässä olla tilaisuus hankkia uudenlaista osaamista. Tämä realisoituu sitten siinä, kun on haastateltu täysin kriteerit täyttäviä ehdokkaita ja siinä kohtaa herätty siihen, että voisikohan tällä kandilla olla kuitenkin myös osaamista x. Ja jälleen prosessi käynnistyy uudelleen.

Oma lukunsa ovat vielä ne tilanteet, kun yrityksen sisällä tapahtuu sisäisiä muutoksia, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, millaista henkilöä etsitään. Haluaisin uskoa, että näistä olisi tieto olemassa jo rekrytoinnin käynnistyessä ja profiilia määriteltäessä olisi osattu ottaa huomioon tulevat muutokset, mutta näin ei läheskään aina ole. Toki kaikkea tietoa ei ole aina saatavilla rekrytoivilla esihenkilöillä saakka ja joitain päätöksiä ja muutoksia saatetaan tehdä kesken rekrytointienkin.

PÄÄTÖKSENTEON ONGELMAT

Huonosti määritellyn profiilin ongelmat liittyvät vahvasti myös päätöksenteon ongelmiin. Halutaan ehkä tehdä vain onnistuneita rekrytointipäätöksiä tai halutaan löytää ehdokas, joka täyttää kaikki kriteerit tai aiheuttaa rekrytoivassa esihenkilössä tunteen, että hänet meidän on saatava.

Päätöksenteko saattaakin siis venyä aivan luvattoman pitkään ja mukaan saatetaan roikottaa kandidaatteja, jotka eivät todennäköisesti tule valituksi, mutta halutaan pitää varavaihtoehtoja mukaan, jos jotain tapahtuu. Tässä kohtaa olisi hyvä tiedostaa, että, jos ehdokas ei ole vaikuttanut oikealle aiemmassa vaiheessa, tuskin hän nousee kärkiehdokkaaksi siinäkään vaiheessa, kun muut ovat peruneet.

On hyvä muistaa, että kukaan ei voi tehdä vain onnistuneita rekrytointipäätöksiä, vaan rekrytointeihin liittyy isolta osin riskit. Rekrytoivat esihenkilöt pyrkivät välttämään riskiä vertailukohtien hakemisella ja useilla vaiheilla ja kriteereillä, jotta päätös varmasti olisi yritykselle onnistunut. Samalla rekrytointiprosessista tehdään luvattoman pitkä ja hakijalle raskas. Jokainen voi miettiä, onko 6 vaihetta sisältävä rekrytointiprosessi kovin hakijaystävällinen ja tarpeellinen kaikissa rooleissa ja saadaanko sillä merkittävästi aikaan muuta kuin rekrytoinnin tarpeetonta venymistä. Onhan se ymmärrettävää myös yrityksen näkökulmasra, että päätös halutaan tehdä mahdollisimman turvallisesti, koska koeajan jälkeen työntekijän irtisanominen on haasteellista.

Rekrytoinnit vievät aikaa ja aina pitkittymistä ei voida välttää. Avainasemassa näissä tilanteissa on kuitenkin se, että viestitään ehdokkaille siitä, missä mennään. Hakijakokemuksen kannalta parempi on sisällötön ”Olet edelleen prosessissa mukana. Pyrimme etenemään mahdollisimman pian” -viesti kerran viikossa tai kahdessa kuin yksi viesti siinä kohtaa, kun tiedetään jotain. Toivottavasti tästä tekstistä oli iloa ja uutta näkökulmaa niin työnhakuun kuin rekrytointiinkin.

-by Erica